O que é e como funciona um escritório virtual?

Escritório Virtual é um serviço para empreendedores em que é oferecido suporte administrativo para que o negócio funcione remotamente.

O serviço inclui basicamente um endereço fiscal e comercial, atendimento telefônico, recepção e serviços adicionais em espaço físico.

Como o nome virtual já sugere, é o seu escritório, sua empresa, seu negócio, sem necessariamente uma estrutura física.

E, talvez você não saiba ainda, mas existem empresas que entregam isso como um serviço.

Para um bom entendimento vamos nos aprofundar através desta leitura. 

O que é Escritório

Escritório é um local físico onde habitam empresas.

É considerado um espaço destinado a realização de trabalhos (geralmente manuais e/ou administrativos).

Um escritório tradicional normalmente é composto por mesa, cadeiras, documentos, computador e estrutura física útil para o cotidiano profissional.

O que é Virtual?

O virtual é um local que imaginamos, mas que não podemos tocar, pegar.

Virtual vem do latim virtus que significa força, potência e por isso, considera-se aquilo que se vive em potência e não em ato.

Costumamos dizer que o virtual e o real são opostos, o que de fato, não é uma verdade absoluta.

Ele existe, é real, mas é remoto.

O que é Escritório Virtual?

A organização clássica reúne profissionais em um conjunto físico, com departamentos onde cada pessoa ocupa um posto de trabalho.

Já, uma empresa virtual, como o próprio nome diz, não remete a estrutura de escritório tradicional.

Ela substitui a presença física de pessoas e equipamentos no mesmo lugar pelo teletrabalho,  ou seja, o profissional desenvolve seu trabalho de forma eletrônica, com recursos que favorecem a virtualização, como por exemplo: a internet e o mobile.

Público-Alvo

Devido ao desprendimento do “aqui e agora”, muitos profissionais optam pelo serviço de escritório virtual como uma solução para sua vida nômade, sem a pertinência de posição geográfica.

O fato de não pertencer a “nenhum lugar” promove flexibilidade no desenvolvimento de determinadas funções.

Por isso, pode contratar o serviço de escritório virtual aquele que precisa de domicílio (endereço) fiscal como sede principal da sua atividade econômica. 

Esse endereço é registrado como residência permanente de pessoa jurídica para finalidades fiscais.

Também para não associar o endereço residencial ao cadastro nacional de pessoa jurídica (CNPJ), em função de restrições da legislação para as atividades empresariais em casa (home office).

Além disso, se você não trabalha em uma sede fixa e por isso requer um endereço para apresentar comercialmente, você também pode contratar o serviço.

É neste endereço que o profissional recebe as correspondências da empresa ou realiza uma reunião, tanto presencial, quanto por Skype, por exemplo.

O público que contrata esta modalidade de serviço presa por credibilidade em um endereço de prestígio, com atendimento personalizado.

E, portanto estas empresas e profissionais não necessitam de estrutura física permanente para trabalhar, mas sim para apresentar para seus clientes, colocar no cartão de visitas, site e materiais de divulgação.

Em sua maioria, são advogados, arquitetos, consultores, pequenas empresas ou empresas iniciantes que trabalham em home office, dentro das empresas dos clientes, no coworking.

Como funciona um Escritório Virtual?

Em geral, o serviço de escritório virtual é feito por empresas que administram escritórios, ou seja, espaços de coworking.

Preparado para atender ao público com uma estrutura completa de espaços compartilhados e privativos em um endereço nobre, esta opção é uma mão na roda para diferentes necessidades, inclusive para quem precisa de escritório virtual.

Para desenvolver o serviço, o administradores de coworking montam uma central telefônica, estrutura completa de telefonia e internet de ponta.

Além disso, treinam profissionais para que atendam as ligações e recebam pessoas em nome do cliente que contrata o serviço de escritório virtual e dispõe de endereço de prestígio, que esteja em dia com alvarás e licenças requeridas em cada cidade.

Tudo isso com a intenção de entregar aos contratantes uma nova forma de interação considerando a atualidade empresarial que torna o virtual seu aliado.

Serviços inclusos e adicionais em um Escritório Virtual

A contratação de escritório virtual inclui tanto estrutura física quanto serviços de atendimento e recepção.

Um pacote deste serviço normalmente é comporto por:

• Recebimento de ligações telefônicas;
• Tranferência de ligações telefônicas;
• Repasse de recados via telefone, e-mail ou presencial;
• Recebimento de correspondências;
• Endereço disponível para registro de CNPJ, lembrando que uma empresa só pode registrar o CNPJ em um escritório virtual se estiver dentro dos requisitos exigidos por lei, ou seja,  as restrições não são impostas pela administração de escritórios e sim são restrições legais.

Além de todos esses serviços que o pacote entrega, são opcionais e ficam disponíveis os seguintes serviços adicionais:

• Contratação de espaço físico como sala de reuniões, espaço coworking, sala de atendimento;
• Serviços de impressão;
• Contratação de motoboy e correios.

Por fim, nem todos os escritórios virtuais oferecem endereço fiscal (que é usado no CNPJ), alguns só oferecem endereço comercial (que é para divulgação em sites e cartão de visitas).

Além disso, nem todos  os espaços de coworking oferecem serviço de escritório virtual.

A maioria só oferece estrutura física.

E tem ainda os que só oferecem endereço, não tem serviço de atendimento telefônico.

A Upworks, pelo contrário, oferece o serviço completo com uma infinidade de benefícios que você pode conhecer acessando o site da empresa.